Conseils pour choisir un lieu pour organiser un événement

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Conseils pour choisir un lieu pour organiser un événement

Domaine Clairefontaine

Domaine Clairefontaine

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, l’une des premières décisions à prendre est de savoir où se déroulera l’événement. Tous les lieux ne sont pas adaptés aux événements d’entreprise. Il doit pouvoir accueillir le nombre d’invités, proposer un menu et des options de restauration, être bien situé et disposer des autres installations nécessaires aux invités et à la fonction de l’entreprise. Comme il s’agit d’un événement d’entreprise, il doit également offrir un environnement professionnel conforme à l’image de marque de l’entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le meilleur lieu pour votre événement d’entreprise :

Emplacement pratique

Il est important de rechercher un lieu central, comme le domaine domaineclairfontaine-noyarey.fr. Si vos invités viennent de différents endroits, le lieu doit être facilement accessible. Un emplacement qui facilitera l’accès des invités. Pour les événements auto-organisés, un accès facile signifie qu’un plus grand nombre de personnes seront présentes.

Taille du lieu

Bien entendu, avant de finaliser un événement d’entreprise, il convient d’examiner la taille de l’espace. La plupart des gens savent que le lieu doit pouvoir accueillir le nombre d’invités prévu. Vous ne voulez pas que l’espace de votre événement ait l’air vide, même si le lieu a une capacité d’accueil d’environ un quart de sa capacité.

Organiser un événement dans un espace trop grand peut conduire à un échec. Pensez également à tous les aspects de l’événement, par exemple si vous avez besoin d’espace pour vous préparer et vous changer, ou pour accueillir des invités spéciaux. Si vous avez des invités spéciaux, ont-ils besoin d’un espace privé pour préparer leurs discours ? Si de nombreux invités viennent de loin, le lieu propose-t-il un hébergement ?

Le stationnement

Faites attention à la disponibilité des places de stationnement dans le lieu que vous envisagez de visiter. S’il n’y a pas assez de places de stationnement dans ce lieu, cela peut conduire à un chaos en matière de stationnement. Vous recevrez des plaintes avant même que l’événement ne commence. Recherchez un lieu disposant de beaucoup d’espace pour que le nombre d’invités prévu puisse garer sa voiture le plus facilement et le plus confortablement possible. Si le lieu est parfait, mais qu’il n’y a pas de parking, voyez si vous pouvez réserver un parking à proximité.

Nourriture, boissons et options de restauration

Déterminez si le lieu peut prendre en charge la nourriture et les boissons, ou si vous devrez faire appel à un traiteur externe. Si le lieu propose des services de restauration, renseignez-vous sur les dépenses minimales. Si vous devez faire appel à un traiteur, renseignez-vous sur la manière dont le lieu peut répondre à ses besoins, notamment s’il dispose d’installations de restauration telles qu’une cuisine et un réfrigérateur. Vérifiez également s’il y a un quai de chargement ou un parking séparé pour le traiteur et comment le lieu peut aider le traiteur à donner le meilleur de lui-même.

La logistique

L’organisation d’un événement d’entreprise comporte de nombreux aspects logistiques. Lorsque vous cherchez le meilleur lieu, réfléchissez à la manière dont il peut vous aider à régler ces détails. Vérifiez si des tables, des chaises, des nappes et des couverts sont fournis, si un équipement audio/son de pointe est installé, et si ces éléments sont inclus ou doivent être loués en supplément. Si tous les aspects de l’événement doivent être loués, les coûts augmenteront considérablement.

Connaître les restrictions et les politiques

La plupart des lieux d’événements ont des restrictions concernant les heures de début et de fin, les heures de restauration et de bar, l’utilisation et le volume de la musique et d’autres équipements audio, les décorations et le design. Renseignez-vous dès le départ afin d’éviter toute déception ou tout embarras au cours de la fête.

Laissez le lieu de l’événement s’en charger

Les organisateurs d’événements professionnels font cela tout le temps. Ils connaissent donc des fournisseurs locaux de qualité pour répondre à vos autres besoins. Demandez à votre hôte de vous recommander des fournisseurs de linge, des traiteurs, des photographes, des services de sonorisation et de DJ et tout autre besoin d’installation. Votre hôte souhaite que votre événement se déroule aussi bien que vous, alors n’hésitez pas à lui demander.

Recherchez quelque chose d’unique

Oubliez les salles de banquet démodées et les salles d’événements sans fenêtres. N’utilisez pas la salle annexe du bar sportif de votre quartier. Recherchez de nouvelles installations dans la région où vous souhaitez développer votre clientèle.