Les logiciels de paie-RH sont des outils essentiels pour les entreprises. Ils permettent de gérer efficacement la rémunération, les cotisations sociales et le suivi administratif des employés. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pour utiliser au mieux votre logiciel de paie-RH et ainsi optimiser votre gestion du personnel.

Choisir un logiciel adapté à vos besoins

Avant tout, il est primordial de sélectionner un programme de paie conforme à la législation en vigueur dans votre pays. Celui-ci doit également être compatible avec les spécificités de votre entreprise (effectifs, conventions collectives, règles de calcul de salaire…). Les principales fonctionnalités d’un logiciel RH et paie incluent la gestion des fiches de paie et édition des bulletins de salaire. Ce programme informatique permet de calculer de façon automatique des cotisations sociales et des contributions fiscales. Il permet d’effectuer la tenue des registres légaux (registre du personnel, livret individuel de formation, déclaration annuelle des données sociales…). Vous pourrez suivre les heures supplémentaires et analyser des coûts liés aux absences (maladie, congés payés…).

Afin de garantir une utilisation efficiente de votre solution informatique, il est nécessaire d’établir correctement les paramètres de base. La plupart des programmes demandent de renseigner les éléments suivants :

• les informations sur l’employeur (nom, adresse, numéro SIRET, code APE…) ;
• les conventions collectives applicables dans votre entreprise ;
• les tranches de cotisations et les taux des différentes charges sociales ;
• le calendrier des périodes de paie (mensuelle, bimensuelle ou hebdomadaire) ;
• les modalités de calcul des absences (congés payés, arrêts maladie, jours fériés…).

La configuration précise de ces réglages garantit une gestion automatisée et fiable des fiches de paie pour tous vos employés.

Assurer un suivi régulier des données salariales

Même si un logiciel de paie-RH facilite grandement la préparation et le traitement des bulletins de salaire, il ne dispense en aucun cas d’un contrôle diligent des informations renseignées. Pour cela, il convient de procéder à des vérifications systématiques :

• mise à jour des informations légales : toute modification dans la législation du travail doit être reportée dans les paramètres de votre software afin que les calculs de charges sociales restent conformes aux dispositions en vigueur ;
• rapprochement bancaire : comparez régulièrement les montants versés par virement aux bénéficiaires avec les données contenues sur les fiches de paie pour éviter toute erreur de versement ou de comptabilisation des sommes dues ;
• contrôle des absences : validez l’attribution des congés payés ou autres types d’absences (arrêts maladie, jours fériés…) en fonction de la législation applicable et des accords d’entreprise.

L’utilisation d’un logiciel de paie-RH doit également faciliter la transmission des informations entre la direction et les salariés. À cet égard, plusieurs conseils sont à suivre. Vous devez fournir systématiquement un exemplaire du bulletin de salaire aux employés, soit sous format papier, soit sous version dématérialisée (mail, portail intranet…). De plus, expliquez clairement les différentes rubriques figurant sur la fiche de paie et indiquez les changements éventuels intervenus par rapport à la période précédente (ajustement de cotisations, heures supplémentaires…).

Gérer efficacement les cas particuliers

Dans certains cas, la gestion standard automatisée offerte par les programmes informatiques peut ne pas suffire pour couvrir l’ensemble des situations spécifiques rencontrées dans votre entreprise. Il est donc important de prévoir des procédures spécifiques pour ces cas particuliers :

• employés en situation de handicap : adaptez le calcul des cotisations sociales et du salaire en fonction des dispositions légales prévues pour les travailleurs handicapés (réduction de la durée de travail, abattement de charges…) ;
• salariés expatriés ou détachés : renseignez-vous sur les règles applicables en matière de paie, d’impôt et de sécurité sociale pour ces employés qui travaillent à l’étranger ou exercent temporairement dans votre pays ;
• rémunération variable : paramétrez avec précision les modalités de versement des primes, commissions et autres éléments variables de la rémunération afin d’assurer une gestion transparente et équitable des performances des salariés.

En prenant en compte tous ces aspects dans l’utilisation de votre logiciel de paie-RH, vous optimiserez grandement vos processus internes et répondrez efficacement aux attentes de vos employés. La digitalisation de vos services RH ne pourra que contribuer à la satisfaction de vos collaborateurs et au développement de votre entreprise.

Avec cette vidéo ci-dessous, vous comprendrez, dans les grandes lignes, le bulletin de salaire. De plus, elle tient compte des réformes 2019 et 2020.

vous comprendrez, dans les grandes lignes, le bulletin de salaire. De plus, elle tient compte des réformes 2019 et 2020.